Faq piattaforma segnalazioni

Cos’è il Whistleblowing?

Il Whistleblowing è l’istituto che tutela chi segnala, nel contesto dell’organizzazione a cui appartiene, irregolarità o situazioni di pericolo o rischio tali da poter arrecare un pregiudizio all’ente di appartenenza o a terzi.
Il decreto legislativo 10 marzo 2023 n. 24, di attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 in materia di Whistleblowing, ha introdotto una disciplina unitaria dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti nel settore pubblico e privato, tra cui dunque anche PLAST TEC.

Chi può segnalare una violazione?

Chiunque può effettuare una segnalazione, inclusi i dipendenti, ex dipendenti e candidati a posizioni lavorative, i soci, i clienti, i partner, i fornitori (anche in regime di appalto/subappalto), i lavoratori autonomi o titolari di rapporti di collaborazione, i liberi professionisti, i consulenti, gli agenti e intermediari, i volontari e tirocinanti (retribuiti o non retribuiti), ovvero chiunque sia legittimo portatore di interesse nei confronti dell’attività aziendale di PLAST TEC.

Cosa si può segnalare?

Qualsiasi comportamento, atto od omissione commesso o che, sulla base di elementi concreti, potrebbe essere commesso nonché condotte, anche omissive, volte ad occultare tali violazioni.
Possono essere segnalate informazioni riferibili al personale di PLAST TEC e/o terzi relative a violazioni di leggi e regolamenti, del Codice Etico e di Condotta, del Modello Organizzativo 231 se presente, nonché del sistema di regole e procedure vigenti nella società. Non rientrano i reclami commerciali e le contestazioni o richieste legate a interessi di carattere personale per i quali sono disponibili canali dedicati.
È importante che la segnalazione sia adeguatamente circostanziata, cioè che abbia un grado di dettaglio sufficiente, almeno astrattamente, a far emergere circostanze e fatti precisi e concordanti e relazionate a contesti determinati, nonché a consentire di identificare elementi utili ai fini della verifica della fondatezza della segnalazione stessa (es. elementi che consentono di identificare i soggetti convolti, il contesto, il luogo e il periodo temporale dei fatti segnalati e documentazione a supporto).

Quali canali bisogna usare per fare la segnalazione?

Sono i canali di segnalazione interna predisposti PLAST TEC, indicati sulla pagina dedicata al “Whistleblowing” presente sul sito internet PLAST TEC.
Il canale preferenziale è quello informatico, in quanto garantisce la massima riservatezza dell’identità del segnalante mediante l’utilizzo di protocolli sicuri e strumenti di crittografia. È possibile trasmettere una segnalazione anche tramite la posta ordinaria o un colloquio orale.

Come posso accedere alla Piattaforma delle Segnalazioni?

Il canale informatico è accessibile dalla pagina dedicata al “Whistleblowing” presente sul sito internet di PLAST TEC.
Al termine dell’inserimento, il segnalante deve annotare la data e il Codice Identificativo Unico (ticket alfanumerico che identifica in modo univoco la segnalazione), automaticamente prodotto dalla piattaforma, che consente di seguire nel tempo lo stato di lavorazione della segnalazione nonché di inviare e ricevere comunicazioni (anche in forma anonima).
È possibile allegare documentazione a supporto della segnalazione, anche successivamente all’invio.

Chi riceve le segnalazioni?

Le segnalazioni sono ricevute da un soggetto interno individuato da PLAST TEC, con caratteristiche di autonomia e indipendenza, quale Gestore del processo di gestione delle segnalazioni come disciplinato dalla Procedura Whistleblowing, con il supporto del Comitato di Whistleblowing.
Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione, è dato al segnalante un avviso di ricevimento ed entro 3 mesi da tale avviso (o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della stessa), è fornito un riscontro con informazioni sul seguito che viene dato o si intende dare alla segnalazione, specificando se la segnalazione rientra o meno nell’ambito di applicazione del d.lgs. 10 marzo 2023 n. 24.

Ho ricevuto una segnalazione da un terzo, cosa devo fare?

Chi riceve una segnalazione, in qualsiasi forma (scritta o orale), deve trasmetterla tempestivamente, e comunque entro 7 giorni dal suo ricevimento, al Gestore di riferimento, anche per il tramite Comitato di Whistleblowing, attraverso i canali di segnalazione interni, dando contestuale notizia della trasmissione al segnalante (se noto) e garantendo l’assoluta riservatezza. Deve trasmettere l’originale della segnalazione, inclusa eventuale documentazione di supporto, nonché l’evidenza della comunicazione al segnalante dell’avvenuto inoltro della segnalazione. Non può trattenere copia dell’originale e deve eliminare eventuali copie in formato digitale, astenendosi dall’intraprendere qualsiasi iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento.
La mancata comunicazione di una segnalazione ricevuta nonché la violazione dell’obbligo di riservatezza costituiscono una violazione della Procedura Whistleblowing e potranno comportare l’adozione di provvedimenti disciplinari per i dipendenti.

Quali sono le tutele?

Fatti salvi gli obblighi di legge, l’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il suo consenso espresso. La riservatezza è garantita anche alle persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione e ai facilitatori (ovvero, coloro che operano nel medesimo contesto lavorativo e assistono il segnalante nel processo di segnalazione).
Qualsiasi atto ritorsivo nei confronti del segnalante è da considerarsi nullo. Chi ritiene di aver subito una ritorsione in ragione della segnalazione può comunicarlo ad ANAC. Le misure di protezione, tra cui il divieto di ritorsioni, si estendono anche ai facilitatori, ai colleghi e parenti del segnalante e dei soggetti giuridici collegati al segnalante.
Al ricorrere di determinate condizioni, sono previste limitazioni di responsabilità in caso di rivelazione di informazioni coperte da obbligo di segreto, a tutela del diritto d’autore ovvero alla protezione dei dati personali.
Gli Enti del Terzo settore, iscritti nell’elenco pubblicato sul sito di ANAC, forniscono ai segnalanti misure di sostegno (informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni).

Sono ammesse segnalazioni anonime?

È possibile inviare una segnalazione anche anonima. In tal caso non sarà possibile risalire all’identità del segnalante.
La piattaforma web consente di stabilire un dialogo protetto con il segnalante (anche anonimo), accedendo tramite la data della segnalazione ed il Codice Identificativo Univoco generato in fase di inserimento della stessa.
Le garanzie e tutele si applicano solo ai segnalanti che hanno rivelato (anche in seguito alla prima interlocuzione) le proprie generalità, che sono in ogni caso coperte da assoluta riservatezza.

C'è un'autorità che garantisce la correttezza dei sistemi di Whistleblowing?

L’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) può essere attivata se il canale interno non è attivo o non è conforme, se il segnalante ha effettuato una segnalazione interna e non ha ricevuto l’avviso di ricevimento e/o il riscontro sul seguito dato alla segnalazione oppure ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente (sulla base di circostanze concrete ed informazioni effettivamente acquisibili) che se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o potrebbe determinare ritorsioni ovvero che la violazione può costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
ANAC mette a disposizione una Piattaforma informatica accessibile dal sito istituzionale. Tramite la stessa Piattaforma informatica è possibile comunicare ad ANAC eventuali ritorsioni che si ritiene di aver subito a causa della segnalazione.